Firma digital: firmar documentos nunca fue tan fácil

Firmar un documento era coger un bolígrafo y estampar nuestra firma en una o varias hojas. Con el
paso del tiempo y la incorporación de la tecnología a nuestro trabajo, llegamos a digitalizar nuestra firma y lo pegábamos al final de un documento word simulando la realidad.

Quedaba bastante bonito y era muy práctico cuando tenías que imprimir 500 diplomas y le ahorrabas al director del curso tener que firmar a mano todos los documentos.

Hoy necesitamos algo más y lo tenemos: La firma digital. Se compone de un conjunto de números y letras y siguiendo un complejo algoritmo nos identifica para entrar en lexnet, traslados de copias y presentación de impuestos vía telemática y a otras webs oficiales. A continuación os pongo una definición más ajustada y más profesional que la mía:

Wikipedia nos da la siguiente definición:
Una firma digital es un mecanismo criptográfico que permite al receptor de un mensaje firmado digitalmente determinar la entidad originadora de dicho mensaje (autenticación de origen y no repudio), y confirmar que el mensaje no ha sido alterado desde que fue firmado por el originador (integridad).^{1 2}
La firma digital se aplica en aquellas áreas donde es importante poder verificar la autenticidad y la integridad de ciertos datos, por ejemplo documentos electrónicos o software, ya que proporciona una herramienta para detectar la falsificación y la manipulación del contenido.




Había un compañero de Alicante que presentaba documentos firmados en un juzgado y me puse en contacto con él para saber el porqué y confirmar que era imposible que firmase con su firma digitalizada. Manuel Calvo, procurador de Alicante, me contó que unos juzgados no admitían un cd con documentos a presentar si no estaban firmados digitalmente (no digitalizado).

Tras esa instructiva conversación, ví que era necesario que todo el mundo supiese cómo firmar un documento con su firma digital y evitar el papel y el rechazo por parte del juzgado. El método que voy a proponer posiblemente sea mejorable pero es un punto de partida en la que me comprometo a firmar mis facturas utilizando este método.

La dinámica para firmar un documento es sencilla:
1.- tener la firma digital (en tarjeta criptográfica o en el ordenador) que todo el mundo ya tiene
2.- adobe reader actualizado.
3.- tener los documentos en pdf preparados para firmar digitalmente que a continuación voy a explicar.

El primer punto ya lo tenemos porque todos tenemos firma digital en la tarjeta criptográfica. Deberíamos tener actualizado nuestro adobe acrobat reader con el que vamos a realizar la firma. Para saber si tenemos la versión actualizada, sólo tenemos que fijarnos en que el icono que tenemos en el escritorio sea este:

Este es el icono que aparecerá si tenemos windows 7 o superior.

Si tenemos windows xp aparecerá el de siempre:

sino tendremos que actualizarlo aqui.

1.- doble click sobre el documento que queremos firmar. He creado una factura modelo y lo he guardado en pdf que nos servirá de ejemplo.

2.- Independientemente de la versión que tengamos de acrobat reader, tenemos que buscar herramientas. Lo que veremos en los ejemplos corresponden a la versión recién instalada (2 de julio de 2015). Es posible que más adelante cambien los iconos de sitio y reestructuren todo de nuevo pero en las versiones anteriores que he consultado, todo está dentro de herramientas. Al abrir el documento nos aparecerá en el apartado de documentos y debemos pulsar en HERRAMIENTAS

3.- En herramientas hay muchas opciones, que una vez finalizada la firma, os invito a ir descubriendo. Buscaremos CERTIFICADOS que está señalizado con la flecha roja y pulsamos con doble click.

4.- una vez seleccionado certificados, volvemos automáticamente a nuestro documento con la opción de FIRMAR DIGITALMENTE presente en la parte superior.

5.- seleccionaremos la opción de FIRMAR DIGITALMENTE y nos aparecerá esta ventana en el centro de la pantalla dándonos instrucciones de cómo debemos situar nuestra firma en el documento. Es muy sencillo: cogemos el ratón y pinchamos en la esquina superior del lugar donde queremos que se sitúe la firma y, sin soltar el ratón crearemos una zona sombreada donde se situará la firma digital

6.- aquí vemos la zona sombreada donde se situará la firma digital. Recomiendo hacer pruebas hasta encontrar el lugar y tamaño ideal para nuestra firma.

7.- en el momento en que soltamos el ratón, aparecerá una nueva ventana. Debemos marcar, donde está el punto 2, la casilla para que el documento no se pueda modificar una vez firmado. Luego pulsaremos el botón firmar.

8.- a continuación nos va a salir una ventana donde nos pide guardar el documento. Esto es muy importante saber dónde y con qué nombre vamos a guardar este nuevo documento firmado. Lo más fácil es usar el mismo nombre y añadirle una F o la palabra FIRMADO que nos indicará que está firmado.

9.- como siempre, todo lo que implica usar nuestra firma digital, hay que introducir el pin/contraseña.

10.- Nos aparecerá la firma en el lugar donde previamente lo habíamos señalado.

11.- finalmente este nuevo documento es el que vamos a enviar al destinatario.

(mi firma aparece medio borrado por motivo de ocultar mis datos privados)
Parece un proceso complicado y largo pero una vez que lo hayamos hecho unas cuantas veces, resulta muy sencillo.

Reconozco que es una tarea más a añadir a todo lo que tenemos que hacer a lo largo del día pero es la diferencia entre salir de casa dando un portazo o cerrando con llave.


He grabado un vídeo tutorial y un documento pdf de cómo se firma un documento con la firma digital.