Convertir documentos a PDF

Cuando dos personas quieren entablar una conversación utilizan un mismo idioma sino no hay comunicación. Con el intercambio de documentos ocurre lo mismo.

No nos sirve de nada tener un documento con un diseño genial si quien lo va a recibir no lo puede abrir. En ese momento empieza el caos porque intervienen muchos factores y ninguno positivo:

- aparece en el destinatario error que no se puede abrir el documento y empieza la protesta
- se genera un intercambio de llamadas o de correos para saber en que formato está el documento
- generalmente las contestaciones son: te lo he mandado en word y el destinatario contesta: tengo el word y no lo puedo leer... etc etc

Todo esto genera pérdida de tiempo y de dinero y precisamente no nos sobra ninguno de los dos.
Microsoft a partir de la versión 2007 de su paquete Office inventó un nuevo formato de documento y al guardarlo se generaba un .docx de forma genérica. Es aquí donde empieza el caos porque efectivamente los dos interlocutores tienen el office pero uno tendrá la versión 2007 instalada y el destinatario el 2003. Una solución fácil es que los usuarios de 2007 lo graben todo en .doc En teoría eso se soluciona así pero en la práctica no se hace y el problema sigue y sigue.

La versión 2003 funciona muy bien pero no lee los docx mientras que el 2007 lee todos los formatos anteriores. Actualizar un paquete Office empieza a ser cara y dudosa la necesidad (desde mi punto de vista) pero los creadores del docx 'justifican' la necesidad de hacerlo para fomentar el consumo y cambios de software.

Lo que queremos es el intercambio de infromación y no tener problemas de formatos ni de pérdidas de tiempo con estas tonterías y por eso hay que buscar una solución que sirva para office 2003, office 2007 etc etc.

Todo el mundo tiene instalado el Acrobat Reader (lector de pdf) o cualquier otro lector que pueda leer este tipo de documentos en su ordenador y ya el problema no es del emisor de la información sino del receptor por no tenerlo instalado. Teniendo esto claro para todos los receptores de documentos, la obligación del emisor será la de convertir sus documentos a formato PDF y tendríamos resuelto el problema del intercambio de documentos en Alicante, Madrid o Taiwan.

Existe una multitud de utilidades para la conversión de cualquier documento a PDF pero os diré un par de ellos y cómo funcionan. (hay versiones de Office más modernas que ya graban en ese formato)

PDF Creator
Primo PDF

Una vez descargado e instalado en nuestro ordenador su funcionamiento es sencillo porque crean una falsa impresora. Cuando hayamos grabado nuestro documento y queremos pasarlo a formato PDF le daremos a imprimir y seleccionaremos esta impresora fantasma que al darle a imprimir no imprime el documento sino que transforma nuestro documento a formato PDF creando uno nuevo idéntico al original listo para enviar.

Este nuevo documento es el que tenemos que enviar a nuestro destinatario consiguiento lo siguientes resultados:

- seguridad en que lo va a poder leer correctamente
- cierta seguridad en que no va a intentar manipular nuestro documento
- ahorro de tiempo y de dinero porque va a eliminar llamadas y correos innecesarios

Si por el contrario lo que queremos que el destinatario reciba el documento para poderlo modificar entonces la solución práctica sin costarnos un duro es instalar el paquete de OpenOffice que es totalmente gratuito y lee los docx.